УТВЕРЖДЕНО

приказом директора Дальневосточной
государственной научной библиотеки

Положение
о сохранности фондов
Дальневосточной государственной научной библиотеки

Настоящее положение регламентирует обеспечение сохранности фондов на основе дифференцированного подхода к документам различной значимости, устанавливает общие и специфические требования к формированию, сохранению и использованию фондов, обеспечение их безопасности.
Основные части: общие положения, формирование и учёт фондов, хранение фондов, использование фондов, обеспечение безопасности фондов, профилактическая работа с сотрудниками и читателями ДВГНБ, ответственность за обеспечение сохранности фондов.

1. Общие положения

1.1. Сохранность фонда рассматривается как сохранение целостности фондов и нормального физического состояния документов; обеспечивается комплексом мер по безопасности фондов и консервации документов.
1.2. Принципы обеспечения сохранности фондов ДВГНБ определяются ее статусом центральной библиотеки Хабаровского края, универсального депозитария федерального значения, выполняющего функции постоянного хранения обязательных федеральных экземпляров документов и их общественное использование.
1.3. Фонды ДВГНБ, как особо ценного объекта национального и культурного достояния Хабаровского края, неотчуждаемы и находятся на особом режиме охраны, хранения и использования в соответствии с законодательством РФ.
1.4. Правовая охрана обеспечивается:
- Конституцией РФ;
- Законом о библиотечном деле РФ;
- Законом об обязательном экземпляре РФ;
- Законом об информации, информатизации и защите информации;
- Законодательством об охране и использовании памятников истории и культуры;
- Уставом Дальневосточной государственной научной библиотеки.
1.5. Меры, обеспечивающие сохранность фондов, регламентируются стандартами в области информации, библиотечного и издательского дела; нормативной, инструктивно-методической и технологической документацией общегосударственного, ведомственного, общебиблиотечного и внутриструктурного уровня.

2. Формирование и учёт фондов

2.1. При поступлении в ДВГНБ все документы регистрируются, на них ставится печать ДВГНБ, они учитываются в Книгах суммарного и индивидуального учёта. Контроль над учётом документов осуществляется в отделе комплектования.
2.2. Документы, поступающие в качестве докомплектования фондов, проходят обязательный профилактический осмотр специалистом сектора консервации библиотечных фондов краевого научно-исследовательского центра книжных памятников (КНИЦКП).
2.3. Каждому документу присваивается сигла хранения.
2.4. В процессе библиотечной обработки документов сотрудниками Центра корпоративных информационных библиотечных ресурсов (ЦКИБР) осуществляется контроль над их физической сохранностью и над полнотой передачи из одного структурного подразделения в другое.

3. Хранение фондов

3.1. Фонды ДВГНБ сохраняются как составная часть национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и как основа универсального депозитария федерального значения.
Книжные памятники, рукописные документы, представленные в фонде научно-исследовательского центра книжных памятников, сохраняются как часть Единого фонда книжных памятников и государственного архивного фонда РФ.
3.2. Система фондов ДВГНБ, исходя из их назначения, предусматривает согласованные сроки хранения документов и приоритеты в обеспечении их сохранности. В соответствии с этим фонды подразделяются на четыре группы:
- первая группа включает фонды, подлежащие бессрочному хранению и особой защите документов: фонд ценных и редких изданий, рукописей;
- вторая группа представляет фонды документов постоянного и длительного хранения, сроки хранения которых зависят от значимости документов, эксплуатационных свойств носителей информации, возможности воспроизведения: основные фонды, фонды микроформ и электронных документов;
- третья группа включает фонды документов, сроки хранения которых ограничиваются периодом их функциональной востребованности: справочно-информационные, подсобные фонды и резервный фонд печатных изданий;
- четвертая группа – это обменные фонды, имеющие минимальные сроки хранения.
3.3. Хранение фондов осуществляется на основе их кооперации, определяющей перераспределение документов в системе фондов.
3.4. В центральный основной фонд (книжных изданий) передаются документы из:
- специализированного фонда справочных, библиографических документов (по мере утраты актуальности); - специализированного фонда литературы по библиотековедению, библиографоведению, книговедению (по мере утраты актуальности).
3.5. В обменный фонд внутригосударственного книгообмена направляются документы из действующих фондов (дублетные и непрофильные документы).
3.6. Из резервного в действующие фонды передаются документы для докомплектования.
3.7. Фонды ДВГНБ размещаются в изолированных, специально оборудованных помещениях в соответствии с ГОСТ 7.50-2002.
3.8. Температурно-влажностный режим в фондохранилищах контролируется сотрудниками КНИЦКП.
3.9. Санитарно-гигиенический режим хранения фондов обеспечивается отделами-фондодержателями совместно со вспомогательными службами.
3.10. Уборка фондохранилищ структурных подразделений производится ежедневно в присутствии сотрудников данных отделов.
3.11. Обеспыливание фондов осуществляется сотрудниками ДВГНБ регулярно в соответствии с методическими рекомендациями КНИЦКП.
3.12. Постоянные микологический и энтомологический надзоры за состоянием документов осуществляется специалистами КНИЦКП.
3.13. При выявлении в фондах документов, поражённых биологическими вредителями, сотрудниками КНИЦКП проводится их дезинфекция и дезинсекция. В целях повышения жизнестойкости документов (памятников) книжные издания в мягких обложках переплетаются; документы – памятники закладываются в контейнеры.
3.14. Организацию переплётных работ в ДВГНБ в целом курирует заместитель директора, исполняет работу отдел переплётных работ. За подготовку и передачу изданий в переплёт, получение их обратно несут ответственность отделы-фондодержатели.
3.15. В целях обеспечения сохранности книжных памятников и депозитных документов, не имеющих дублетных экземпляров, а также пользующихся повышенным спросом читателей, создаются их копии для использования: микрофильмы, ксерокопии, электронные копии и др.
3.16. Ветхие документы переплетаются, реставрируются, заменяются идентичными экземплярами-копиями или списываются – в зависимости от того, к какой группе относится документ и его физического состояния.
3.17. Книжные памятники реставрируются высококвалифицированными специалистами-реставраторами. Дублетные экземпляры книжных памятников реставрируются или реконструируются.
3.18. Экземпляры постоянного хранения в зависимости от ценности реставрируются, повторно переплетаются, заменяются идентичными экземплярами или копиями.
3.19. Отделы-фондодержатели производят регулярную проверку фондов согласно утверждённому в ДВГНБ графику проверки библиотечных фондов: наиболее ценные редкие издания, хранящиеся в сейфах – ежегодно; фонд КНИЦКП – один раз в 3 года; фонд объёмом до 100 000 экземпляров – один раз 5 лет, Центральный основной фонд – свыше 1 млн. экземпляров – поэтапно в течение 15 лет.
Результаты проверок оформляются соответствующей документацией (актами), обсуждаются на заседаниях Фондовой комиссии и докладываются директору библиотеки.
3.20. Не обнаруженные при проверке фонда документы разыскиваются, не найденные заменяются идентичными экземплярами или копиями, а по истечении 1 года после тщательного анализа фактов утраты и принятия необходимых мер по недопущению ущерба в дальнейшем, отсутствующие в фонде документы исключаются из фондов в установленном порядке.

4. Использование фонда

4.1. Фонды ДВГНБ организуются во взаимосвязанную систему и в зависимости от их назначения делятся на действующие и недействующие (обменные, резервные).
4.1.1. Действующие фонды подразделяются на основные и дополнительные (подсобные) и предназначены для удовлетворения запросов читателей и абонентов. Среди основных фондов выделяются Центральный основной фонд отдела обслуживания и фондов (ООиФ) и специализированные фонды, дифференцируемые по различным признакам (ГОСТ 7.60-90):
а) ценность документа:
- фонд редких и ценных изданий; рукописей;
б) язык публикации:
- фонд изданий на иностранных и национальных языках;
в) вид документа по материальной конструкции и знаковой природе информации:
- фонд журналов, газет (фонд периодических изданий);
- фонд картографических изданий;
г) тип документа:
- фонд справочных, информационно-библиографических изданий;
д) вид документа по целевому назначению:
- фонд нормативных производственно-практических изданий;
е) тематика документов:
- фонд неопубликованных и книжных документов по культуре и искусству;
-фонд литературы по библиотековедению, библиографоведению,
книговедению;
- фонд литературы по искусству;
- фонд сельскохозяйственной литературы;
- фонд краеведческой литературы;
ж) периодичность и хронология изданий:
- фонд текущих периодических изданий;
з) характер информации:
- авторефераты диссертаций;
-тезисы докладов, материалы конференций, инструкции, учебные программы, пособия (фонд изданий групповой обработки);
и) носитель информации (аудиовизуальные материалы) (ГОСТ 7.69-95)
- фонд фонодокументов (пластинки, компакт-диски, аудиокассеты);
- фонд фотодокументов;
- фонд документов на микроформах (микрофильмы);
- фонд видеодокументов (видеокассеты, CD-ROM, DVD);
- фонд сетевых и локальных электронных документов (электронная библиотека ДВГНБ).
4.1.2. Недействующие фонды включают запасные и обменные фонды.
4.1.2.1.Запасные (резервные и архивные) представляют собой документные собрания, предназначенные для обеспечения полноты действующих фондов путем их докомплектования при возможной утрате или износе основного экземпляра. К резервным относится фонд дублетных краеведческих изданий, включая фонд изданий ДВГНБ. Архивный фонд электронных документов создается как сово¬купность документов на оптических компакт-дисках, используемых в качестве основы для восстановления утраченных или испорченных сетевых версий документов электронной библиотеки ДВГНБ. Создаются также электронные копии на сервере.
4.1.2.2. Обменные фонды представляют собой документные собрания, многоотраслевые по содержанию, обеспечивающие пополнение действу-ющих фондов и освобождение их от непрофильной, излишне дублет¬ной литературы.
Обменные фонды предназначены для докомплектования фондов библиотек Хабаровского края системы министерства культуры и библиотек других систем и ведомств. Резервные фонды предназначены для докомплектования фондов ДВГНБ.
4.2.Выдача документов в читальные залы, по МБА, сотрудникам ДВГНБ и их возврат регламентируется внутренней нормативно-правовой документацией.
В отношении книжных памятников соблюдается приоритет сохранности над доступностью: преимущественное обслуживание копиями, предоставление оригиналов для исследовательских целей в специализированных читальных залах библиотеки или специально приспособленных помещениях, в просветительских и воспитательных целях через музейные экспозиции и выставки.
Депозитные экземпляры (кроме звукозаписей) используются в читальных залах, выдаются по МБА. Депозитные экземпляры грампластинок используются только для перезаписи на электронные и др. носители.
Дублетные экземпляры и копии (кроме звукозаписей) выдаются по МБА, могут выставляться в открытом доступе для читателей. Обслуживание звукозаписями осуществляется путем трансляции звука в читальный зал – без выдачи документа пользователю.
4.2.1. Выдача документов из основных фондов за пределы ДВГНБ осуществляется по МБА с обязательным заключением договора с учреждением или индивидуальным лицом, в котором прописана их ответственность за сохранность документов. Выдача документов из подсобных фондов во временное пользование читателям осуществляется по системе абонементного обслуживания. В экспонировании звукозаписей используется только конверт или другой вид упаковки, представляющий информацию о документе. Для звукового оформления экспозиции и иных культурно-общественных мероприятий звукозаписи из фонда не выдаются.
4.2.2. Отделы-фондодержатели осуществляют контроль над сроками пользования выданными документами. Ответственность за соблюдение читателями сроков пользования документами несут заведующие отделами, сотрудники ДВГНБ.
4.2.3. Взаиморасчет между читальными залами отдела обслуживания и группами отделов-фондодержателей в процессе использования редких, ценных и пользующихся повышенным спросом изданий осуществляется по специальной инструкции.
4.2.4. Хранители фондов, сотрудники структурных подразделений библиотеки осуществляют постоянный контроль над доступом к фондам в хранилищах, за работой читателей в залах, за правильностью использования изданий в отделах библиотеки.

5. Обеспечение безопасности фондов

5.1. Безопасность фондов обеспечивается защитой документов от краж и хищений, актов вандализма, стихийных бедствий и аварийных ситуаций.
5.1.1. В целях обеспечения безопасности фондов осуществляется:
- круглосуточная охрана и пропускной режим в служебных помещениях и на всей территории ДВГНБ в рабочее и внерабочее время, праздничные и выходные дни;
- разработка и внедрение комплекса мер по сохранности фондов ДВГНБ, прогнозированию, предотвращению и пресечению актов вандализма, порчи и хищения фондов;
- комплекс мер по противопожарной профилактике и защите на случай пожара;
- оперативное взаимодействие ДВГНБ с правоохранительными органами и аварийно-спасательными службами при различных типах чрезвычайных ситуаций.
5.1.2. С целью сохранения национального, научного, культурного и исторического наследия страны в условиях военного времени и чрезвычайных ситуаций существует план эвакуации фонда редких и ценных изданий.

6. Профилактическая работа с сотрудниками и читателями ДВГНБ.

В библиотеке постоянно ведётся воспитательная работа, направленная на обеспечение сохранности фондов: - распространяются знания о ценности, уникальности фондов ДВГНБ, значимости проблем обеспечения их сохранности;
- осуществляется популяризация правил обращения с документами, хранящимися в фондах библиотеки;
- предаются широкой гласности меры поощрения и наказания в области сохранности фондов.

7. Ответственность за обеспечение сохранности фондов

7.1.Ответственность за обеспечение сохранности документов в процессе их комплектования, обработки, хранения и использования несут администрация и сотрудники ДВГНБ в соответствии с должностными обязанностями и действующим законодательством.
7.1.1.Ответственность за сохранение фондов возлагаются на отделы: краевой научно-исследовательский центр книжных памятников, отдел обслуживания и фондов, отдел краеведческой литературы, международный информационный центр, информационно-библиографический отдел, центр информационных ресурсов по искусству, абонемент, отдел сельскохозяйственной литературы, отдел периодической печати, отдел нормативно-технической документации и библиографии; отдел аудио-визуальной информации, отдел обслуживания читателей дошкольного и младшего школьного возраста, отдел обслуживания читателей среднего и старшего школьного возраста, эстетический отдел, сектор информационного обслуживания детей, сектор научно-методической деятельности по работе с детьми.
Организационно-методическое руководство работой с книжными памятниками осуществляется заместителем директора по направлению деятельности.
7.1.2.Ответственность за сохранение депозитных материалов между отделами, владеющими основными фондами Библиотеки.
7.1.3.Ответственность за использование дублетных экземпляров и копий для защиты документов-памятников и депозитных экземпляров выполняют все отделы - фондодержатели.
7.2. Пользователи Библиотеки, причинившие ущерб её фонду, несут ответственность в соответствии с законодательством и Правилами пользования ДВГНБ.
7.3. Сотрудники библиотеки обязаны регулярно следить за своевременным возвратом в библиотеку выданных во временное пользование читателям документов по абонементному обслуживанию.